Bonjour Paul,
Le RGPD vous impose uniquement de préciser la durée pendant laquelle les données seront en base active.
Toutefois, afin de piloter au mieux la gestion de vos données, il est recommandé d’indiquer également dans votre registre des traitements si un archivage intermédiaire est prévu, ses raisons, et quand est-ce que les données seront purgées.
Afin de créer une documentation complète, il vous est également possible de justifier pourquoi les données sont conservées le temps indiqué. Ainsi, en cas de demande d’information par les personnes concernées, ces dernières bénéficieront d’une information détaillée, qui par ailleurs améliorera l’image de votre organisme auprès d’elles.
En pratique, dans l’application Dastra, les durées de conservation sont attachées aux jeux de données. Lorsque vous créez un jeu de données, en dessous des données que vous avez ajouté, une zone libre vous est laissée pour décrire la durée de conservation.
Vous devez entrer une durée de conservation en base active pour que la barre de progression de complétion du traitement atteigne 100, mais il ne sera pas nécessaire d’indiquer une durée d’archivage ou les conditions de purge, tout comme il sera recommandé mais non nécessaire d’indiquer les raisons pour lesquelles cette durée spécifique de conservation en base active a été posée.
