Bonjour à tous 😊

Aujourd'hui je vous propose un tutoriel qui va vous permettre de vous familiariser avec les règles de Workflow dans DASTRA.

Le but de cette règle de WF est de prévenir vos référents/responsables en cas d'ajout de personnes vulnérables dans vos traitements. Cela enverra un mail aux personnes responsables, leur associera une tâche dans l'application (que vous pourrez piloter) et les encourageront à réaliser une PIA.

Suivez le guide!

Étape I:

Veuillez vous rendre dans les réglages de votre espace de travail:

Étape II:

Dirigez vous vers les règles de workflow :

Étape III:

Créez votre règle de WF grâce au bouton dédié :

Étape IV:

Nommez votre règle de WF et choisissez l'élément qui va être l'objet de la règle.

Étape V:

Sélectionnez la modification comme déclencheur de la règle

Étape VI:

Nous allons désormais ajouter une première condition d'exécution de la rège de WF:

Ici c'est la présence de "personnes vulnérables" qui est choisie comme condition.

Étape VII:

Désormais nous allons associer une première action à notre règle de WF, ce sera d'assigner une tâche à un utilisateur, ici ce sera le responsable du département concerné.

Étape VIII:

La seconde action sera de planifier une PIA en y précisant les utilisateurs susceptibles d'y répondre, les utilisateurs qui devront valider les réponses et un message personnalisé afin de leurs indiquer ce que vous attendez d'eux.

Vous pourrez utiliser les doubles crochets {{ afin d'explorer les variables disponibles et enrichir votre message.
En l'espèce, j'ai utilisé le {{label}} afin de sélectionner le nom du traitement concerné.

J'ai par ailleurs choisi de notifier automatiquement les personnes concernées (mes utilisateurs) de la nécessité de cette étude d'impact.

Pour résumer:

Cette règle de workflow vous permet donc à chaque fois qu'une catégorie de personne vulnérables est renseignée dans l'un de vos traitements existants,

de mandater la personne responsable du service à la révision du traitement;
de planifier un audit AIPD et de notifier l'ensemble des personnes responsables.

A bientôt pour d'autres tutoriels sur DASTRA!